Warum Kliniken mit Softwareherstellern zusammenarbeiten sollten

Insbesondere in diesen Zeiten möchten Kliniken von den Vorteilen, die mit der Digitalisierung einhergehen, profitieren. Leider hinkt die Digitalisierung vor allem im Gesundheitswesen hinterher. Nicht selten werden veraltete Systeme verwendet, nur an der Oberfläche modernisiert oder zum Teil nichtmehr weiterentwickelt. Viele Prozesse erfolgen noch heute auf dem Papier, sind in zahlreichen Exceltabellen verteilt und erfordern viel Zeit in der Pflege.

Laut dem Krankenhausreport (2019) liegt der Anteil der Kliniken, die „nicht digital arbeiten“ bei 38%. Dementsprechend erreicht Deutschland im europaweiten Vergleich den zweitniedrigsten Wert in Bezug auf den Nutzen der elektronischen Patientenakte (Deloitte a). Problematisch ist, dass in den meisten Fällen die aktuellen IT-Systeme veraltet sind und die Modernisierung der IT-Systeme noch Jahre dauern wird. So gaben 54% des medizinischen Personals in Deutschland bei der Befragung der Deloitte-Studie „Closing the digital gap“ an, dass der Wandel zur „papierlosen, digitalisierten Organisation“ erst innerhalb von fünf Jahren abgeschlossen sein wird (Deloitte b). Es ist also deutlich zu erkennen, dass die Digitalisierung im Gesundheitswesen stagniert und nicht vorangetrieben wird.

Daran macht sich bemerkbar, dass vor allem Kliniken, mit den komplexen Zusammenhängen, bei der Digitalisierung große Probleme aufzeigen.

Die Ursachen können vielseitig sein. Insgesamt lassen sie sich auf drei Hauptfaktoren zurückführen: Finanzen, IT-Systeme und Personal.

Vor allem die begrenzten Mittel für die hohen Investitionen eines IT-Systems verhindern die Digitalisierung. Tatsächlich gaben 80% von 173 befragten Allgemeinkrankenhäusern an, dass unzureichende finanzielle Mittel für sie eine Hürde bei der Digitalisierung ihrer Einrichtung sei (BDO; DKI, 2019). Besonders kleinere Einrichtungen sind davon betroffen. Krankenhäuser mit weniger als 200 Betten haben mehr Schwierigkeiten, die nötigen Mittel aufzubringen als größere Häuser. Kein Wunder, dass kleinere Einrichtungen bei der Bewertung des Digitalisierungsgrades eine Einstufung von 1,3 erhielten, wobei 0 den geringsten Grad darstellt (Krankenhaus Report, 2019).

Als weitere Schwierigkeit sehen 64% die unzureichende Interoperabilität bestehender IT-Systeme. Aktuell bestehende IT-Lösungen und hinzukommende können meist nicht miteinander verknüpft werden. Dadurch entsteht für das Personal ein hoher Dokumentationsaufwand, indem mehrere Systeme genutzt werden müssen. Zusätzlich entfällt der Vorteil der Datenauswertung, da benötigte Daten nicht ausgetauscht und zentral gespeichert werden können. Kein Wunder, dass 72% der Einrichtung die bereits digitale Lösungen intergierten mit ihren Anbietern unzufrieden sind (Psychiatrie Barometer, 2021/2022). Natürlich setzen Kliniken dann auf bewährte Prozesse, bevor sie hohe Investitionen für digitale Lösungen ausgegeben, die nicht zielführend sind.

Zusätzlich geht ein Wandel, wie auch der digitale, mit vielen Veränderungen einher, die von dem Personal angenommen werden müssen. Tatsächlich liegen bei rund 60% der Kliniken die Probleme bei dem Personal. Besonders komplizierte Systeme, oder mehrere Systeme nutzen zu müssen stößt bei dem Großteil der Belegschaft auf Widerwillen. Vor allem das fehlende IT-Know-how der zukünftigen Anwender führen wiederum zu hohen Kosten in Form von Schulungen. Fehlende Kenntnisse mit dem Umgang einer Software erhöht die Fehlerzahl der Dokumentationen, die eigentlich verringert werden sollte. Ebenso erfordert die Einführung neuer Techniken einen höheren Personaleinsatz. Die weitestgehende Unterbesetzung von Krankenhäusern führt zu einem Ressourcenmangel, um entsprechende Änderungen vornehmen zu können. Tatsächlich gaben 66% der Kliniken an, in IT-Abteilungen personell unterbesetzt zu sein (BDO; DKI, 2019).

Angesichts der Frustration mit bestehenden Systemen und der Schwierigkeit, digitale Lösungen zu implementieren, ist der Bedarf an alternativen Ansätzen klar.

Ein möglicher Lösungsansatz liegt in der Zusammenarbeit von Kliniken und Softwareunternehmen. So lässt sich digitale Kompetenz mit klinikspezifischen Anforderungen vereinen. Der erhöhte Austausch beider Parteien sorgt für eine flexible und kundennahe Entwicklung. Diese Möglichkeit besteht jedoch nur mit modernen Unternehmen. Um eine gemeinsame Entwicklung umsetzen zu können bedarf es an moderner Technologie. Beispielsweise können Unternehmen, die No-Code-Programmierung, webbasierte Anwendungen oder agiles Projektmanagement verwenden, spezifischer und flexibler auf Kundenanforderungen reagieren.

Genauer gesagt ermöglicht es Krankenhäuser aktiv an der Entwicklung teilzunehmen und gemeinsam mit den Herstellern im Entwicklungssystem zu arbeiten. Dadurch hat das Klinikpersonal direkten Einfluss auf Funktionen und Inhalte der Software. Beispielsweise kann mit dem Prinzip einer open Roadmap über die Programmierung nächster Inhalte abgestimmt werden. Ein gemeinsamer Entwicklungsprozess führt zu einer frühen Einbindung späterer Nutzer. Das erhöht die Praxistauglichkeit, verringert den Schulungsaufwand und vermeidet Fehlentwicklungen. Daraus ergibt sich eine Software, die gänzlich nach den klinikinternen Anforderungen gestaltet und vom Personal getestet wurde. Dadurch ist das gemeinsam entwickelte System auch für nicht IT-affine Benutzer geeignet und erhöht deutlich die Zufriedenheit und Akzeptanz der Mitarbeiter.

Obwohl der Ansatz einen hohen Ressourceneinsatz in Form von Personal fordert, machen sich die Vorteile nach nur wenigen Wochen bemerkbar. Die Mitarbeiter erfahren eine erhebliche Zeitersparnis, da sie weniger an Dokumentationen gebunden sind. Weiterhin verringern weniger Fehlentwicklungen und ein geringerer Schulungsaufwand deutlich die Kosten. Dieser Aspekt ist hinsichtlich der finanziellen Probleme vieler Einrichtungen von besonderem Vorteil. Die Kommunikationslücke zwischen Programmierung und Einrichtungen wird geschlossen, sodass eine langfristige und enge Kundenbeziehung entstehen kann. Dadurch werden Anpassung und Service flexibler und personalisierter. Das Ergebnis ist eine Software, die perfekt zu den Bedürfnissen passt und die Vorteile digitaler Anwendungen liefern kann.

Die Umsetzung einer Zusammenarbeit kann unterschiedliche Ausprägungen haben. Ein Beispiel ist das Rapid Prototyping. Es beschreibt eine Methode zur Produktentwicklung mit dem Ziel Prototypen so schnell wie möglich zu testen. Der Vorteil dieser Methode ist, dass das Produkt zeitnah getestet und entsprechen der Anforderungen weiterentwickelt werden kann. Dadurch werden frühzeitig spätere Anwender in den Prozess der Entwicklung eingebunden. Zusätzlich liefert diese Vorgehensweise eine kostengünstige und zeitsparende Alternative zur herkömmlichen Produktentwicklung.

Mit der Zusammenarbeit von Softwareherstellern entsteht eine kundennahe Entwicklung benötigter Systeme. Die daraus resultierenden Vorteile sorgen dafür, dass viele Probleme in der Klinik gelöst werden. So können Personalprobleme in der IT-Abteilung durch den Softwarehersteller abgedeckt werden. Kosten werden verringert und die Akzeptanz der Mitarbeiter wird erhöht. Zusätzlich können Softwareunternehmen ihre Kompetenz im klinischen Bereich ausbauen und entsprechende Anforderungen besser umsetzten. Es ist also davon auszugehen, dass Kliniken, ihre Mitarbeiter und Softwareunternehmen von einer Entwicklungspartnerschaft profitieren können.